Hoe zorg je ervoor dat een grootschalige verandering omarmd wordt, mensen effectiever intern communiceren en de neuzen in dezelfde richting staan? Daarvoor moet je bij acticom zijn.

Boost transformation and activate communication

“Radio Télévision belge de la Fédération Wallonie-Bruxelles”, is de Franstalige publieke omroep, de tegenhanger van de VRT zeg maar. Actief op tv, radio, web en social media met 4 televisienetten, 9 radiozenders, internetsites en AUVIO (tegenhanger van VRTnu), RTBF interactive en TV interactive. De RTBF telt een kleine 2000 personeelsleden verspreid over 155 verschillende beroepen en 6 sites in België.

Een bijzondere organisatie: RTBF zit op de snijlijn van een mediabedrijf en een publieke omroep. Je moet dus rekening houden met een financiële, commerciële flow, maar ook met een heel afgelijnde, vooraf gedefinieerde, publieke opdracht. Niet alleen de stakeholders zijn anders dan in een zuivere commerciële organisatie, hun belangen en behoeften zijn ook heel verschillend.

De uitdaging… een 4-luik

RTBF stond voor een grootschalige verandering, genaamd
“Vision 2022” met als doel de waarden van de openbare omroep in een digitale wereld behouden, de Belgisch-Franstalige audiovisuele productie leiden en een lerende organisatie worden.
Een transformatie werkt niet zonder doorgedreven communicatie waarbij elk element van verandering de juiste ondersteuning krijgt.

1. Waarom veranderen wij?+

2. Hoe veranderen wij?+

3. Wat met het interne communicatieteam?+

4. Een specifieke vraag vanuit de afdeling "Direction des Technologies"+

rtbf

Onze aanpak: Waarom veranderen wij?

– ADKAR –

Er zijn evenveel changemodellen als meningen omtrent hoe je de verandering best aanpakt. Bij acticom werken we met alle changemodellen. Een changemodel brengt structuur en duidelijkheid. Het transformatieteam van de RTBF koos ervoor om met het ADKAR© model te werken. In deze fase werkten we vooral op de eerste A, de “A” van Awareness.

Acticom werkte samen met het transformatieteam van de RTBF een volledige communicatieaanpak uit. Deze aanpak bestond uit een communicatieplan en zeer praktische tools  om iedereen te betrekken bij de verandering.

Zo werkte acticom oa een storyline en een grafische identiteit uit. Deze identiteit is heel herkenbaar en komt in alle communicatie terug.

Om alle medewerkers met zeer uiteenlopende achtergronden en op alle niveaus  te betrekken, ontwikkelde acticom dit verhaal in allerlei aangepaste vormen en op verschillende dragers.

Tussentijds werd er gemeten en waar nodig bijgestuurd.

Een aantal van de uitgewerkte tools

Video van het nieuwe RTBF-model

Aan de hand van een verrassend en grappig thema (de ontwikkeling van een programma over witloof, een zeer herkenbaar en Belgisch product), werd het organisatiemodel van de RTBF aan alle medewerkers uitgelegd.

Change notebook (voor de leidinggevenden)

Dit notitieboekje in A4-formaat was bedoeld voor alle leidinggevenden en gaf het veranderingsmodel weer  op basis van vragen waar medewerkers echt mee zaten. Het concept “Fake news” werd ontwikkeld in het notitieboekje om de vragen van de medewerkers te beantwoorden.

Online platform

Naast de intranetsite is er een website ontwikkeld ter ondersteuning van het veranderingstraject.

Ontmoetingsmomenten  en versterking van de communicatie

Er werden vergaderingen opgezet (bijv. ontbijten…) en de communicatie werd versterkt via de reeds bestaande mediamix-tools van RTBF: Sitescom (driemaandelijks intern magazine), Zoomin Nieuwsbrief (regelmatig nieuws via e-mail), E-mail naar medewerkers, Intranet- en postercampagnes in liften en gangen van gebouwen.

De resultaten: Waarom veranderen wij?

Jean-Paul Philippot, Administrateur-Generaal, RTBF

En wat zegt de klant?

Wanneer we vandaag praten over een uitzending, tijdens een vergadering of in de wandelgangen, dan heben we het over ons publiek, we praten over aanbestedingen. Dat was een jaar geleden ondenkbaar

(foto: RTBF)

rtbf

Onze aanpak: Hoe veranderen wij?

Even kaderen: in de nieuwe organisatie moesten 300 nieuwe managementfuncties ingevuld worden. En dus moest elke leidinggevende opnieuw solliciteren voor een job. Om de huidige leidinggevenden daartoe aan te zetten, hadden zij inzicht nodig in de verandering en redenen om die verandering te omarmen.

Daarnaast moest elke leidinggevende nieuwe potentiële teamleden motiveren om mee in te stappen in een nieuw project voor zijn of haar nieuw team. Concreet was het de bedoeling om alle leidinggevende functies open te stellen voor kandidatuur. Acticom speelde een cruciale rol in de ondersteuning van die leidinggevende.

Er werd oa. een communicatiekit voor managers ontwikkeld en informatiemomenten georganiseerd waar medewerkers hun bezorgdheden konden uiten, vragen konden stellen en in dialoog konden gaan met hun leidinggevende.
We evalueerden continu onze aanpak en waar nodig stuurden we bij.

– ADKAR –

Er zijn evenveel changemodellen als meningen omtrent hoe je een verandering het beste aanpakt. Bij acticom werken we met alle changemodellen. Een
changemodel brengt structuur en duidelijkheid. Het transformatieteam van de RTBF koos ervoor om met het ADKAR© model te werken. In deze fase werkten we vooral op de “D” van Desire.

Een aantal van de uitgewerkte tools

Buzz spel voor jouw publiek

Er werd een teamspel ontwikkeld om het personeel kennis te laten maken met de vier nieuwe RTBF-doelgroepen. Dit spel wordt voorgesteld aan de teams en ondersteunt de leidinggevende  in de communciatie met zijn team.  We leren de 4 doelgroepen van de organisatie op een leuke manier kennen en onderscheiden.

The Leadershift Track

Evaluatieboekje: Ter ondersteuning van dit initiatief is ook een reeks evaluatiebladen voor leadershifts ontwikkeld (de capaciteit voor een “oude” RTBF-leider om een nieuwe manier van leidinggeven te oefenen). Het notitieboekje werd vergezeld van een diagnostisch hulpmiddel en ook van een video.

Online platform

Naast de intranetsite werd er een website ontwikkeld ter ondersteuning van het veranderingstraject.

Le connect

De bestaande & recurrente meetings voor kaderleden werden natuurlijk sterk gekleurd door de transformatie en zo werden alle leidingegevende up-to-date gehouden van de evolutie van de transformatie.

De resultaten: Hoe veranderen wij?

Christine Thiran, CHRO RTBF

En wat zegt de klant?

We hebben de nieuwe organisatie in minder dan negen maanden tijd opgezet, mzr respect voor twee engagementen: enerzijds het respecteren van de interne mobiliteit als topprioriteit, en anderzijds het waarborgen van de vertrouwelijkheid van onze wervingsprocessen

(foto: RTBF)

rtbf

Onze aanpak: Wat met het interne communicatieteam?

Acticom hielp het interne communicatieteam hun nieuwe rol te bepalen. Wat is de missie van de afdeling? Wat wil het team met de afdeling jaarlijks bereiken?

personae werden ontwikkeld om het interne publiek vorm te geven. Daar werd een huisstijl en grafisch concept aan gekoppeld waar alles van interne communicatie onder gebundeld wordt.

Het team werd heel concreet gecoacht on the job: hoe pak je een project aan, wie zijn je stakeholders? Hoe maak je een retroplanning?

Een aantal van de uitgewerkte tools

Ontwikkeling van personae

We ondersteunden de interne communicatieafdeling bij het ontdekken van nieuwe manieren om haar publiek aan te spreken in het kader van de verandering.

Een nieuwe grafische identiteit

Om de transformatie te ondersteunen, hebben we de communicatieafdeling ook geadviseerd bij de creatie van een nieuwe grafische identiteit, meer in lijn met de nieuwe uitdagingen van de RTBF, bij de ontwikkeling van communicatiemiddelen (schermen, sociale media…) en bij het ontwerpen van verschillende actieplannen. Hier is een voorbeeld van een affiche die werd opgehangen in de liften

We lanceren een nieuwe huisstijl

De nieuwe huisstijl komt in verschillende communicatie-instrumenten terug: op de interne schermen, of in een display voo rhet interne magazine

De resultaten: Wat met het interne communicatieteam?

Frédéric Olivier, Hoofd interne communicatieafdeling RTBF

En wat zegt de klant?

De groei van mijn team in zijn nieuwe rol na de culturele en organisationele verandering van de RTBF was essentieel, we konden dan ook rekenen op acticom om een impuls te geven aan onze communicatie

(foto: RTBF)

rtbf

Onze aanpak: Een specifieke vraag vanuit de afdeling "Direction des Technologies"

Via een management cascade (5-traps methodologie) binnen de Direction des Technologies, hielp acticom de leidinggevenden om de strategische ambities van de afdeling op een inspirerende en heldere manier over te brengen naar hun medewerkers.

Hierdoor slaagden de leidinggevenden er in om hun teams te activeren, en hen uit te leggen wat zij als team aan deze ambities hadden.

Door de strategie helder uit te leggen en iedereen te helpen om die strategie te internaliseren, liet acticom achter de schermen en de leidinggevenden op het terrein iedereen in dezelfde richting bewegen.

Een aantal van de uitgewerkte tools

Het verhaal wordt uitgewerkt in film en presentaties

Om de teams aan te zetten de boodschap te omarmen wordt er gebruik gemaakt van workmats

De management cascade krijgt vorm

Ook in enquêtes waar de aanpak continu geëvalueerd wordt

Technos Café

Een kans voor leidinggevenden om de dialoog aan te gaan met hun medewerkers

Train The Communicators sessies

Ontwikkeld voor leidinggevenden om hen te ondersteunnen in hun communicatieskills en om de boodschap zo goed en helder mogelijk over te kunnen brengen

De resultaten: Een specifieke vraag vanuit de afdeling "Direction des Technologies"

Cécile Gonfroid, algemeen directeur « département des Technologies », RTBF

En wat zegt de klant?

Ook voor mij, had ik tijdens deze transformatie mijn twijfels. Ik had twijfels over mijn positie in het managementteam. Ik stelde mezelf echt vragen, die me in staat stelden om mijn plaats te vinden en goed te functioneren met mijn team vandaag

(foto: RTBF)