Comment embrasser un changement important, que la communication interne soit efficace et que chacun regarde dans la même direction? Vous pouvez compter sur acticom.

Boost transformation and activate communication

La RTBF, la Radio Télévision belge de la Fédération Wallonie-Bruxelles, est active en télévision, en radio, sur le web et sur les réseaux sociaux. Elle dispose de quatre chaînes télévisées, neuf radios, de différents sites internet et de la plateforme AUVIO. Elle compte près de 2.000 collaborateurs, sur six sites en Belgique, rassemblant plus de 155 métiers.

Une organisation particulière puisque la RTBF est non seulement un opérateur media mais également un service public. Les flux financiers et commerciaux sont ainsi strictement encadrés par ses missions de service public. Les parties prenantes y sont par essence différentes de celles d’une entreprise purement commerciale, tout comme leurs attentes et leurs besoins. 

Le défi... en 4 volets

La RTBF a entamé un changement à grande échelle, dénommé “Vision 2022”. Cette transformation avait pour objectif que la RTBF conserve ses valeurs d’opérateur national public dans un monde de plus en plus digital, soit leader de productions audiovisuelles en Belgique francophone et devienne une “entreprise apprenante”. Une transformation qui devait s’accompagner d’une communication forte où chaque aspect du changement a bénéficié d’un soutien particulier.

1. Pourquoi changer ?+

2. Comment changer ?+

3. Quid de l’équipe de communication interne ?+

4. Une demande spécifique de la "Direction des Technologies"+

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Notre approche : Pourquoi changer ?

– ADKAR –

Il existe autant de modèles que d’avis sur la façon de conduire le changement. Acticom travaille avec l’ensemble de ces modèles. Ceux-ci apportent structure et clareté. L’équipe Transformation de la RTBF a privilégié le modèle ADKAR©. Pour cette phase, nous avons travaillé sur le A de “Awareness” (la conscientisation).

En collaboration avec l’équipe Transformation de la RTBF, acticom a développé un concept de communication complet. Ce concept comporte d’une part un plan de communication et, d’autre part, un ensemble d’outils pratiques afin d’impliquer chaque collaborateur dans la démarche.

Pour ce faire, acticom a développé, entre autres, une “storyline” et une identité visuelle spécifique. Cette identité facilement reconnaissable a été utilisée pour l’ensemble des communications liées à la transformation.

Afin d’impliquer tous les collaborateurs, de divers horizons et occupant différents niveaux de responsabilités, acticom a décliné cette story sous diverses formes et via différents canaux.

Les effets ont été mesurés tout au long du projet et la trajectoire adaptée au besoin.

Une sélection d’outils développés

Vidéo du nouveau modèle RTBF

C’est à l’aide d’une thématique surprenante et drôle (le développement d’un nouveau programme portant sur le chicon, produit belge très reconnaissable) que le nouveau modèle a été expliqué aux collaborateurs.

Carnet de la transfo (pour la ligne managériale)

Ce carnet au format A4, destiné à la ligne managériale, synthétise le nouveau modèle. Il l’aborde au travers de questions que les collaborateurs se posent en pratique. Le concept de “Fake news” a été utilisé pour créer l’accroche de ces questions.

Plateforme online

En complément de l’Intranet, un site Internet dédié à la transformation a été développé.

Moments de rencontre et renforcement de la communication

Divers événements (petits-déjeuners, séminaires …) ont eu lieu. La communication a été renforcée sur l’ensemble des canaux du mediamix existant à la RTBF: Sitescom (magazine interne trimestriel), newsletter ZoomIn (envoi régulier par email), email aux collaborateurs, Intranet et campagne d’affichage dans les ascenseurs et couloirs des bâtiments.

Les résultats :

Jean-Paul Philippot, Administrateur général, RTBF

Et qu’en dit le client ?

Quand aujourd’hui, nous parlons d’une émission, dans une réunion ou dans les couloirs, on parle de publics, on parle d’édition d’offres. Ce n’était pas imaginable, il y a un an

(photo: RTBF)

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Notre approche: Comment changer?

Un peu de contexte: 300 nouvelles fonctions managériales étaient à pourvoir dans la nouvelle organisation. Chaque manager devait à nouveau postuler aux postes ouverts. Afin d’encourager l’adhésion des managers à ce processus, ils devaient avant tout acquérir une meilleure compréhension du changement et des raisons qui le sous-tendent.

Ensuite, chaque responsable était également amené à convaincre ses futurs collaborateurs potentiels à le suivre dans le projet qu’il/elle formait pour son équipe. Acticom a alors joué un rôle crucial de soutien aux managers.

Entre autres, avec un kit de communication dédié et des sessions d’information organisées pour les collaborateurs afin qu’ils puissent exprimer leurs préoccupations, poser des questions et ainsi créer le dialogue.

Nous avons évalué notre approche au fur et à mesure et au besoin l’avons corrigée.

– ADKAR –

Il existe autant de modèles que d’avis sur la façon de conduire le changement. Acticom travaille avec l’ensemble de ces modèles. Ceux-ci apportent structure et clareté. L’équipe Transformation de la RTBF a privilégié le modèle ADKAR©. Pour cette phase, nous avons travaillé sur le D de “Desire” (le désir).

Une sélection d’outils développés

Jeu Buzz pour ton public

Un jeu d’équipe a été développé pour faire découvrir au personnel les 4 nouveaux publics de la RTBF. Ce jeu a permis au manager de communiquer vers ses équipes.  L’organisation s’est ainsi familiarisée de manière ludique aux 4 publics et a appris à les différencier.

The Leadershift Track

Une série de supports ont été développés pour soutenir les managers dans leurs “leadershifts”, à savoir acquérir de nouvelles postures en terme de gestion d’équipes. Ces supports ont été complétés d’outils d’auto-évaluation et d’une vidéo.

Plateforme online

En plus de l’Intranet, un site web a été développé pour soutenir le changement.

Le connect

Cette convention des cadres, récurrente et pré-existante à la transformation, a été l’occasion d’aborder de nombreux sujets en lien avec la transformation.

Les résultats :

Christine Thiran, Directrice des ressources humaines, RTBF

Et qu’en dit le client ?

On a mis en place la nouvelle organisation en moins de neuf mois, et cela en respectant deux engagements : d’une part le respect de la mobilité interne comme top priorité, d’autre part en assurant la confidentialité de nos processus de recrutement

(photo: RTBF)

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Notre approche : Quid de l’équipe de communication interne ?

Acticom a accompagné l’équipe de communication interne à redéfinir son nouveau rôle. Quelles sont les missions du département? Quels objectifs annuels l’équipe souhaite atteindre ?

Des personae ont été développés pour donner vie aux publics internes. Une identité visuelle et un concept graphique, tous deux propres à la communication interne, ont été créés pour cadrer l’ensemble des initiatives.

L’équipe a été coachée “on the job”, de manière pragmatique : comment piloter un projet ? Qui sont les parties prenantes ? Comment réaliser un retroplanning ?

Une sélection d’outils développés

Développement de personae

Pour soutenir le service de communication interne, nous avons développé une série de personae afin d’affiner la façon de faire passer les messages aux différents publics internes

Une nouvelle identité visuelle

Afin de rendre la transformation visuellement tangible, nous avons aidé le service communication interne à créer une nouvelle identité visuelle; cohérente avec les nouveaux challenges de la RTBF, déclinable sur l’ensemble des (nouveaux) canaux de communication – tels les écrans ou les réseaux sociaux – et dans les divers plans d’actions. Ici un exemple de poster affiché dans les ascenseurs.

Faire vivre l’identité visuelle

L’identité graphique est appliquée à l’ensemble des canaux de communication: les écrans internes, les displays du magazine interne…

Les résultats :

Frédéric Olivier, Directeur du département communication interne, RTBF

Et qu’en dit le client ?

Faire grandir mon équipe dans ses nouveaux rôles suite à la transformation culturelle et organisationelle de la RTBF était essentiel. Nous avons pu alors compter sur acticom pour donner un boost à notre communication

(photo: RTBF)

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Notre approche : Une demande spécifique de la "Direction des Technologies"

Par la mise en oeuvre d’une cascade managériale au sein de la Direction des Technologies, acticom a accompagné les managers à partager, de manière inspirante et claire, les ambitions du département avec leurs collaborateurs.

Les managers ont par ce biais pu mobiliser leurs équipes et ainsi échanger sur la réalisation de ces ambitions.

En expliquant clairement la stratégie et en aidant chacun à se l’approprier, acticom (dans l’ombre) et les managers (sur le terrain) ont permis à chacun de s’aligner.

Une sélection d’outils développés

L’histoire RTBF

Les ambitions stratégiques ont été traduites dans un film d’animation et des présentations.

Workmats

Afin de s’approprier les messages, des “workmats” ont été créés.

La cascade managériale prend forme

Également via des enquêtes où l’approche est évaluée au fur et à mesure.

Technos Café

Une opportunité pour les managers de créer le dialogue avec leurs collaborateurs.

Session “Train The Communicators”

Organisée pour aider les managers à développer leurs compétences en communication et leur permettre de transmettre les messages aussi clairement que possible

Les résultats :

Cécile Gonfroid, Directrice générale des Technologies, RTBF

Et qu’en dit le client ?

Moi aussi, durant cette transformation j’ai eu des doutes. J’ai eu des doutes sur ma position dans l’équipe de direction. Je me suis vraiment posé des questions qui m’ont permis de trouver ma place et de fonctionner correctement avec mon équipe d’aujourd’hui

(photo: RTBF)